Planificación estratégica: Cómo aplicarla en tu empresa

¿Crees que tu empresa no ha crecido lo suficiente a pesar de los esfuerzos y recursos invertidos para tal motivo? La planificación estratégica es un largo proceso, puede ser algo tedioso, pero puede ayudar a planificar el camino que se debe seguir para alcanzar los objetivos establecidos en las empresas.

Cuando se habla con el gerente o el dueño de cualquier empresa, muchos de ellos dejar ver que su principal meta es hacer que el negocio sea rentable y a su vez que este crezca progresivamente. Sin embargo, esto no es tan fácil, si lo fuera todo seria color de rosa en el mercado. Por el contrario, este proceso puede acarrear varias dificultades. Las razones son muchas:

• No cuentan con un buen plan de crecimiento
• Poseen un plan estratégico pero no lo ejecutan y tampoco lo monitorean
• Trabajan sobre la marcha, no tienen visión a futuro
• No hacen inversiones óptimas para garantizar el crecimiento de la empresa.

Un gran error, es pensar que las inversiones se deben hacer únicamente en la parte productiva. No es así, las inversiones se deben implementar en todos los aspectos de la empresa y cada una de estas deben estar respaldas con buenos planes estratégicos.

Son muchas las empresas que van a la deriva y puede que si tengan algo de éxito, pero esto se debe únicamente a un tino de suerte, a largo plazo se verán totalmente desprotegidos y a ciegas, sin saber qué camino tomar. Los planes estratégicos tienen un punto específico y lo ideal es que exista un equipo destinado a la ejecución y optimización de la misma.

Como gerentes o jefes, debemos plantearnos múltiples preguntas y lo más idóneo es pensar muy bien la respuesta de ella. Por ejemplo, cual es el alcance que queremos tener en un determinado tiempo, en cuento tiempo nos vemos llegando a cada rincón del mercado, cuánto tiempo tomara llegar a tener un buen registro de clientes, hasta donde quiere que llegue la empresa, como se quiere abordar a los clientes, etc.

Son muchos las incógnitas y lamentablemente no es ideal tomarse mucho tiempo para responderlas. Si cierto, que en estas estrategias se deben invertir mucho tiempo, pero en este paso inicial es necesario actuar de la forma más oportuna y rápida, de esta forma se puede empezar a dar forma a la estrategia.

La falta de visión es un gran problema dentro de las empresas. Cuando no se tiene un plan de acción, lo más seguro es que el fracaso este a la vuelta de la esquina. No dejes que esto te pase a ti.

El tener un negocio es algo realmente difícil, pero si ya lograste plantear una idea y darle vida, hasta convertirlo en tu negocio, lo ideal es que pongas en prácticas algunas acciones que mantengan eso que tanto te costo alcanzar. Una vez abres tu negocio debes hacer un monitoreo constante de la misma, buscando las mejores opciones para mantenerte en el ojo público.

Es complicado hacerle frente a tantas tareas, pero es algo a lo que cualquier jefe se acostumbra y con el pasar del tiempo, esto se hace mucho ms sencillo. Es importante conocer lo que es un plan estratégico, como se hace y cuán importante es. Empecemos desde cero y veamos todo lo relevante de este tema. Te ofrecemos un artículo muy jugoso sobre el tema. Una vez que termines de leer sabrás exactamente por dónde empezar.

Todo sobre los planes estratégicos

Bien, ya tenemos una idea clara del cuales son los motivos que llevan a establecer un plan estratégico. Pero la pregunta es ¿Qué es un plan estratégico? La verdad es que el concepto es muy sencillo. En términos sencillos es un plan de actuación donde los gerentes y líderes de grupos de una determinada empresa definen cuales serán los pasos a dar para lograr cumplir con la misión establecida, manteniendo la visión de la empresa.

Ahora bien, la planificación estratégica es un proceso en el cual se ven involucrados todos los departamentos de la organización para determinar cuáles serán los mejores caminos a seguir para alcanzar el éxito.

Esto se hace para determinar, de forma conjunta, cuáles serán los diferentes objetivos, metas y los diferentes planes de acción que llevaran al alcance definitivo de los objetivos establecidos, dentro de las estrategias planteadas. La planificación estratégica esta especialmente creada con un enfoque mucho mas sistemático de la empresa y se asume una perspectiva de cómo se espera que sea el futuro de la empresa.

Esta planificación se basa en la identificación de los diferentes impulsos que se tienen dentro de la compañía.

Importancia de la planificación estratégica.

Las empresas, sin distinción ninguna, dejando de lado su tamaño o vertiente, deben contar con un plan estratégico. De esta forma se puede alinear todos los departamentos, aspectos y objetivos de la empresa con el fin de hacer cumplir la misión establecida y el alcance o mantenimiento de la misión.

Cuando una empresa no cuenta con este plan, cada uno de los trabajadores va por un camino totalmente diferente, no hay una cooperación conjunta dentro de la compañía y por ende no hay un ritmo establecido para alcanzar las metas. Es decir, se trabaja día a día, esperando que todo salga, pero sin tener una visión clara de lo que puede traer el futuro, ignorando totalmente la postura y la misión planteada desde un principio.

De esta forma, la compañía empieza a desmoronarse, lentamente. Se podría decir que cae dentro de un estado agónico, donde se gastan recursos, tiempo y no se logra alcanzar ningún tipo de objetivo.

Es por esto que para empezar con la planificación, es necesario tener compromisos adquiridos y objetivos claros, que hagan la tarea más sencilla. Además, el tener todos estos aspectos ayudan a crear cimientos en la compañía, de forma que se puede empezar a desarrollar un gran proyecto, confiando en que no habrán caídas y que, en caso de presentarse problemas, se puede tener confianza en los procedimientos de abordaje de los mismos.

Ahora bien, ya hemos establecido varias ventajas de la planificación estratégica, pero te daremos algunas más:

• Reducción de riesgos
• Alza en los estándares de la empresa y el compromiso corporativo
• Optimización de los diferentes recursos y mucha más eficiencia
• Aumento en la competitividad de la empresa
• Se tiene mucho mas enfoque y mejores resultados
• Aumento considerable de la rentabilidad.

¿Ya tienes una idea de lo importante que es tener un plan estratégico en tu compañía? Pues bien, sigamos. La elaboración de este plan estratégico es responsabilidad de toda la compañía. Esto ya lo hemos mencionado, la compañía debe intervenir en todo el proceso. Ningún departamento puede quedar por fuera. Se trata de una organización y para que funcione de la mejor manera, sus departamentos deben funcionar de la forma más homogénea posible pero teniendo claro cuáles son las responsabilidades de cada uno.

Sin  embargo, el peso total de la planificación lo llevan los gerentes y directivos o, en su defecto, un asesor externo que te ayude a llevar el proceso. Es realmente importante que la gerencia designe a un líder de proceso, este debe dedicarse a desarrollar este plan. Por tal motivo, esta persona debe estar totalmente capacitada para desarrollar esta actividad sin ningún problema, sabiendo cuales son los planes que debe seguir y cuáles serán las medidas que deberá tomar, garantizando a la gerencia resultados óptimos.

La persona que se elija para ejecutar este proceso debe saber cómo involucrar a todos las personas que conforman la organización. De esta forma se logra identificar cuáles son los problemas y las diferentes oportunidades existentes. Todo esto se hace con el fin de lograr establecer estrategias que ayudan a alcanzar los diferentes objetivos establecidos y con la participación de todos llegar al éxito.

Ahora hablemos de cuál es la estructura que debe mantener un plan estratégico. Tal vez no lo pensaste, pero para lograr establecer este plan, debes seguir algunos pasos para tener algo consistente. Al momento de empezar a diseñar el plan, es necesario no perder de vista algunos aspectos, estos son cruciales para llegar al éxito.

En primera instancia debes saber cuál es la misión de la compañía y mantenerla. Debes ajustarte a la visión que se tiene, mantener los valores, establecer objetivos, plantear estrategias, utilizar ciertas tácticas y ejecutar el plan de acción.

Todos y cada uno de los aspectos mencionados están pensados para lograr tener un plan lo suficientemente personalizado, de forma que se apegue a los requerimientos y necesidades las empresa. No debes dejar pasar ninguno por alto.

Algunas consideraciones que se deben tener en cuenta

Bien, ya sabemos cuáles son los aspectos que se deben considerar para empezar a desarrollar esta planificación estratégica. Ahora debemos conocer algunas consideraciones importantes que también ayudan a seguir con el proceso. Es importante que se respeten estas consideraciones, no importa el tamaño de la empresa:

• Elaborar un plan estratégico es un proceso.

No basta solo con tener una hoja de papel con una estructura establecida. Lo realmente importante es ejecutar este plan de la forma en la que se está pensando. Las acciones que se crean y se plasman en un documento, están allí por una razón específica y deben seguirse.

Para lograr establecer esta tarea debes tener en cuenta que la asignación de personal será lo mejor. Establece un equipo de trabajo, fijando los indicadores necesarios y medio todo el tiempo invertido, de esta forma se puede mantener dentro del plazo establecido. La planificación estratégica es un proceso continuo, no es algo que se pueda terminar con la simple firma de un documento. Este proceso nunca se detiene.

• Comunicar el plan que se tiene

El plan estratégico no puede ser un secreto dentro de la compañía. Como a dijimos, todo esto proceso debe ser algo homogéneo, donde todo el personal que conforma la organización debe estar involucrado. Aunque exista un equipo de trabajo que se dedica solamente a diseñar y desarrollar esta estrategia, es importante que se involucre a todo el personal en todo momento.

Una práctica oportuna es comunicar y explicar a todo el personal lo que se está haciendo, esto llevara a cada uno de los trabajadores a entender cuál es su papel dentro del nuevo esquema.

• Tomar consideraciones de orden global.

Esto es muy sencillo de entender. La elaboración de un plan estratégico no puede enfocarse a la parte interna de la empresa. Debes establecer el plan pensando en la proyección exterior y cuáles son las diferentes posturas que se tengan con respecto a las compañías que sean consideradas como competencia.

• Mantener siempre el optimismo

Es cierto que la elaboración del plan estratégico conlleva mucho trabajo corporativo, pero esto no es todo lo que interviene. Puede llegar un momento en el que se haga presente la frustración, los bloqueos no faltaran y la desmotivación puede ser un sentimiento acechante. Pero no puedes dejar que esto te haga perder el optimismo.

El proceso es arduo, puede cansar y desgastar mucho, pero no se puede perder el optimismo. A cada pasa se está un poco más cerca de tener una estructura clara y lista para ser usada.

• El trabajo en equipo es la mejor herramienta

En el proceso de elaboración de un plan estratégico, el trabajo en equipo es la mejor forma de dar con ideas rápidamente y, a su vez, es la mejor forma de descartarla. Mientras más personas estén en tu equipo de trabajo, el trabajo será mucho más liviano.

El plan estratégico no se hace a puerta cerrada. Recuerda que tienes a toda una empresa dispuesta a ayudar en cada paso del proceso. Aprovecha eso e integrado a todo tú equipo.

Herramientas necesarias para la planificación estratégica

Posiblemente, en este punto, ya te estarás preguntando cuales son las herramientas que debes usar para lograr tener un plan estratégico lo  suficientemente estable y exitoso como para dar con los resultados deseados. Déjanos presentarte algunas herramientas que te serán muy útiles en todo el proceso, no solo en el principio:

• Análisis del entono: PESTEL

El análisis PESTEL se basa en revisas los diferentes aspectos macroeconómicos que permitirán que las identificar las diferentes amenazas y fortalezas presentes en la empresa. La forma más idónea de hacer este análisis es planteándose una serie de preguntas. Sabiendo como los factores políticos, económicos y sociales intervienen en el desarrollo de la empresa.

• Análisis del entorno especifico

Para realizar esto, es necesario establecer un análisis de las 5 fuerzas de porter. En este modelo es importante analizar  que tan competitivo es el sector en el que te estás desarrollando y cuál es la capacidad de negociación que se tiene con los clientes y los proveedores. Para esto es necesario analizar:

• El poder de negociación que se tiene con los clientes
• Las rivalidades existentes entre los competidores
• La posible amenaza ante la aparición de nuevos competidores
• El poder de negociación que se tiene con los proveedores
• Amenazas existente con la incorporación de nuevos productos.

Todos y cada uno de estos aspectos se tener en cuenta para lograr establecer una estructura correcta. Recuerda que no existe un molde para estos planes. Cada plan se adapta a las diferentes empresas pero los pasos a seguir si son los mismo, solo que cada compañía toma un camino diferente.

• Análisis DAFO

Este análisis es de vital importancia en todo el proceso. Es aquí cuando se puede ver todo lo que está bien y lo que está mal en la compañía. DAFO se refiere a las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas que se tienen dentro de la empresa, debes considerar todo esto. No esperes tener un problema para hacerlo. Este es uno de los primeros análisis que se deben hacer y para tener resultados objetivos se debe realizar un estudio  profundo de la compañía.

Una vez que tienes este análisis listo, debes plasmarlo. Para esto debes usar una matriz DAFO en donde deberás colocar todo lo que se menciono anteriormente. Debes asignar estrategias que saquen el mayor provecho a las fortalezas y que sea capaz de tener en la mira las diferentes oportunidades. Asigna un puntaje a cada una de estas estrategias creadas en base a esto. Una estrategia óptima debe contar con un 80% de aprobación de parte tuya y de todo el equipo a cargo.

La combinación de estos dos elementos, el análisis y matriz, ayudan a maximizar las oportunidades y aprovecha todas y cada una de las fortalezas. Ayuda a disminuir las amenazas y erradica casi todas las amenazas.

Pasos para elaborar una planificación estratégica.

Ahora que ya conocemos los aspectos necesarios para empezar, es momento de trazar un camino. Esto es lo que te daremos a continuación. Una serie de pasos que te ayudaran a tener una idea más clara del camino que debes seguir:

• Direccionamiento estratégico

Este paso se refiere a la formulación de las diferentes finalidades y los propósitos que tiene la compañía a corto y largo plazo. En esta fase se deben definir la misión, la visión, valores corporativos y la propuesta.

Antes de avanzar con cualquier otro paso, debes establecer estos cuatro aspectos. Estos serán los pilares de la organización. Con la misión debes establecer la razón por la cual tu empresa existe. En este punto se define cual será el papel de la empresa dentro del mercado

La misión te ayuda a conocer cuáles son los requerimientos que se deben respetar. La visión es la representación del futuro que tiene la compañía, esta no se puede rebajar, solo se puede aumentar en caso de ser necesario.

Cuando se trata de valores, estos describen cuales serán las diferentes acciones y culturas que tomara la empresa. Estos son los encargados de fundamentar el comportamiento y conducta de las personas que conforman la organización.

Por último está la propuesta. Esta el motivo por que los clientes te siguen eligiendo. Esto se debe respetar en todo momento. Es importante trabajar en ella, de forma que se pueda aumentar el ratio pero manteniendo lo que ya se tiene.

• Análisis estratégico

En este paso se deben tener algunos aspectos en consideración. En teoría consiste en analizar el medio en el que se desenvuelve la compañía en determinado momento. Para esto se debe tomar en cuenta los diferentes factores internos y los externos. Estos son capaces de afectar o favorecer a la empresa y ayuda a mantener el alcance de la compañía.

El análisis interno te ayuda identificar las diferentes fortalezas con las que cuenta tu empresa. Esto ayuda a establecer las ventajas que se tienen dentro de la competencia pero también ayudan a identificar las diferentes debilidades que se deben abordar y erradicar.

El análisis externo ayuda a conocer la forma en la que la empresa esta interactuando con los clientes. Esto es crucial para saber si se está llegando de la forma adecuada al público. En caso de contar con una bajo transito de clientes, este aspecto ayuda a conocer el motivo por el cual se da esta falla.

• Formulación estratégica

Para este paso, nos debemos enfocar en establecer los diferentes objetivos estratégicos. Estos son sumamente necesarios para poder establecer una alineación de toda la organización y así poder cumplir con la misión establecida con el fin de alcanzar la visión. Es importante tener en cuenta que para formular los diferentes objetivos estratégicos, estos deben estar planteados en un horizonte de 3 a 5 años aproximadamente.

Como recomendación podemos decirte que el uso de una matriz SMART puede ayudarte mucho en este paso. De cualquier forma debes tomar en consideración todos y cada uno de los pasos establecidos. Una vez que llegas a este punto, estas en condiciones de poder establecer una estrategia adecuada para la empresa en cuestión. Recuerda que todo esto se logra con mucho esfuerzo, puede que sea pocos los paso, pero cada uno toma su tiempo y se le debe poner mucha dedicación y empeño a la recolección de información. En la elaboración de un plan estratégico ningún aspecto puede ser pasado por alto. Además es posible que para lograrlo necesites ayudas como la de una agencia de marketing digital, la de diferentes herramientas y métodos para su progreso.